○洋野町電子計算機処理に係る個人情報の保護管理規程
平成18年1月1日
訓令第16号
(趣旨)
第1条 この訓令は、電子計算機により処理する個人情報の保護管理に関し必要な事項を定めるものとする。
(1) 電子計算組織 与えられた一連の処理手順に従って事務を自動的に処理する電子的機器の組織をいう。
(2) 電子計算機処理 電子計算機を使用して行われる情報の入力、蓄積、編集、加工、修正、更新、検索、消去、出力又はこれらに類する処理をいう。ただし専ら文章を作成し、又は文書若しくは図面の内容を記録するための処理は除く。
(3) 記録媒体 情報が電子的に記録されている磁気テープ、磁気ディスク、光ディスク等をいう。
(4) 個人情報 個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第57号)第2条第1項に規定するものをいう。
(5) データ 電子計算組織に係る入出力帳票に記録された情報及び記録媒体をいう。
(6) ドキュメント システム設計書、プログラム説明書、操作手引書、コード一覧表その他電子計算機処理に関する取扱要領及び仕様書をいう。
(7) 課等 町長部局の課等、議会事務局、教育委員会の課及び教育機関、選挙管理委員会事務局、監査委員事務局、農業委員会事務局並びに水道事業所をいう。
(8) 所属長 電子計算機処理の対象となる事務を所掌する課等の長をいう。
(令5訓令10・一部改正)
(業務の適用範囲)
第3条 電子計算組織で処理する業務の適用範囲(以下「適用業務」という。)は、原則として次の各号のいずれかに該当するものでなければならない。
(1) 電子計算機処理によって業務が効率化され、かつ、住民福祉の向上に資する事務
(2) 事務量が多く一時的に多くの労力を要する事務
(3) 利用する情報が共通の情報として、各課等で利用することができる事務
(個人情報管理の統轄)
第4条 この訓令に定めるところにより、電子計算機処理に係る個人情報の総合的管理を統轄する者(以下「統轄管理者」という。)は、副町長とし、企画課長は、統轄管理者の指示により、総合的管理事務を所掌する。
2 前項の個人情報の管理に関しては、企画課長は、電子計算機処理に係る業務の所属長と協議し、又は必要な事項について指示することができる。
(平19訓令4・令5訓令10・一部改正)
(電子計算機運用委員会)
第5条 電子計算機の運用及び個人情報を保護するため、洋野町電子計算機運用委員会(以下「運用委員会」という。)を設置する。
2 運用委員会は、次に掲げる事項を協議し、決定する。
(1) 電子計算機の利用に係る基本的人権の擁護及び個人的秘密の保護に関すること。
(2) 電子計算機の利用に係る基本的方針に関すること。
(3) 電子計算機の利用に係る個人情報の記録・運用に関すること。
(4) 前3号に掲げるもののほか、電子計算機の運用に関する重要事項に関すること。
3 運用委員会の決定事項については、速やかに町長に報告するものとする。
4 運用委員会は、統轄管理者、総務課長、企画課長、税務課長、町民生活課長、福祉課長、地域振興課長、総合サービス課長、建設課長、下水道担当課長、議会事務局長、総務学校課長、選挙管理委員会書記長、監査委員事務局長、農業委員会事務局長及び水道事業所長をもって構成する。
5 運用委員会に、必要の都度、関係所属長及び職員の出席を求めることができる。
6 運用委員会は、統轄管理者が必要の都度招集し、会議を総括する。
(平19訓令4・令4訓令2・令5訓令10・一部改正)
2 企画課長は、前項の依頼書の提出があったときは、運用委員会の意見を聴いて、電子計算機処理の適否を決定し、当該所属長に通知するものとする。ただし、緊急を要する場合には、運用委員会の意見を聴くことを省略することができるが、次の運用委員会に措置の結果を報告しなければならない。
(電子計算機処理システムの変更)
第7条 所属長は、電子計算機処理システムを開発した後、当該電子計算機処理システムを変更(新たなデータ項目を加えるものを除く。)する必要が生じたときは、電算処理システム変更協議書(様式第3号)により、緊急の場合を除き、稼働しようとする3箇月前までに、企画課長に協議しなければならない。
2 企画課長は、前項の協議があったときは、必要がある場合には調整を加え、その適否を決定しなければならない。
(正確性の維持)
第8条 個人情報を利用して事務を処理する者は、その事務の遂行に当たって、個人情報の誤りを発見したときは、当該個人情報を管理する所属長に、その旨を個人情報訂正連絡票(様式第4号)により、連絡しなければならない。
2 前項の連絡を受けた所属長は、直ちに調査し、誤りを認めた場合は、訂正するなど個人情報を正確に維持するために必要な措置を講じなければならない。
(年間計画書の提出)
第9条 所属長は、毎年10月末日までに翌年の年間電算業務計画書(様式第5号)を作成し、企画課長に提出しなければならない。
2 企画課長は、前項の年間電算業務計画書を変更する必要があるときは、所属長と協議してこれを変更することができる。
2 企画課長は、前項の月間電算業務計画書を変更する必要があるときは、所属長と協議して、これを変更することができる。
(電子計算機の管理)
第11条 企画課長は、電算室に備え付けている中央処理装置等を適正に管理し、その円滑な運用を確保するように努めなければならない。
2 端末装置を設置している所属長(以下「設置所属長」という。)は、備え付けられている端末装置の使用状況等を的確に把握し、適正に管理するよう努めなければならない。
3 設置所属長は、端末装置の操作時間、操作方法、管理方法等について、企画課長と協議しておかなければならない。
2 中央処理装置は、次に掲げる場合を除き、みだりに操作してはならない。
(1) 第10条の月間電算業務計画書に従って、電子計算機処理を行うとき。
(2) プログラムの作成又は保守を行うとき。
(3) 職員の教育訓練を行うとき。
(4) 保守点検を行うとき。
(5) その他企画課長が、特に必要があると認めるとき。
(端末装置取扱者)
第13条 端末装置の操作は、設置所属長が指定した者又は必要に応じて承認した者が所属長の指示に基づき、行うものとする。
2 設置所属長は、端末装置の使用に係る管理する者を端末装置1台ごとに指名するものとする。
(端末装置の操作)
第14条 端末装置は、次に掲げる場合を除き、みだりに操作してはならない。
(1) 設置所属長が指定し、又は承認した事務を行うとき。
(2) 職員の教育訓練を行うとき。
(3) 保守点検を行うとき。
2 端末装置からの印字出力は、次に掲げる場合を除き、してはならない。
(1) 証明書を出力する場合
(2) ワードプロセッサーとして使用する場合
(3) その他設置所属長が業務上特に必要と認める場合
3 端末装置から出力されるデータを他に漏らしてはならない。ただし、業務上必要な場合は、この限りでない。
4 端末装置を勤務時間外に使用するときは、前日までに端末装置休日(時間外)使用承認申請書(様式第9号)により、企画課長の承認を得なければならない。ただし、洋野町職員の勤務時間、休日及び休暇に関する条例(平成18年洋野町条例第31号)第2条及び第3条に定める日に使用するときは、使用する5日前までに承認を得なければならないものとする。
(パスワード等の管理)
第15条 企画課長は、端末装置取扱者に端末装置の操作に係るパスワード等を付与し、この使用状況を的確に把握し、これを適正に管理しなければならない。
2 前項のパスワード等は、企画課長が端末装置取扱者に通知するものとする。
(データ保護の措置)
第16条 企画課長は、端末装置について、次に掲げる技術的措置を講じなければならない。
(1) 端末装置を設置する主管の事務処理に必要なデータ以外の検索ができないようにすること。
(2) 端末装置取扱者以外の者による操作ができないようにすること。
(電算室等への立入制限)
第17条 企画課長は、電算室及び関連施設(以下「電算室等」という。)へは、企画課長が指定する者以外の者を立ち入らせてはならない。ただし、企画課長が特に必要があると認めるときは、企画課長が指定した職員とともに立ち入らせることができる。
2 企画課長は、電算室等への立ち入りに関して、電算室部外者入退室記録簿(様式第10号)に記録しておくものとする。
(保安措置)
第18条 企画課長は、電算室等における火災その他の災害又は盗難に備えて、必要な保安措置を講じなければならない。
(事故発生時等の対策)
第19条 企画課長及び所属長は、電子計算機処理の実施に当たり、事故が発生した場合又は発生するおそれがある場合は、直ちにその経緯及び被害状況等を把握し、復旧等のための措置を講じなければならない。
(入出力帳票の管理)
第20条 所属長は、入出力帳票について、次に掲げるところにより、適正に管理しなければならない。
(1) 入出力帳票の受払及び保管について、必要な確認措置を講じること。
(2) 処理後は、直ちに所定の場所への格納又は廃棄の措置を講じること。
(3) 破損した出力帳票等不要になったものについて、焼却する等第三者が認識できない措置を講じること。
(4) 出力帳票の事後処理は、当該業務の主管課の職員がこれを行うこと。
(記録媒体の管理)
第21条 企画課長は、磁気記録媒体について、次に掲げるところにより、適正に管理しなければならない。
(1) 保管に関して、磁気記録媒体管理簿(様式第12号)に記録すること。
(2) 所定の保管場所又は保管施設に保管すること。この場合においては、その重要度に応じ、複製品の作成、耐火金庫への保管又は別個の施設への保管により、データの安全を確保すること。
(3) 不要となった磁気記録媒体を廃棄するときは、あらかじめ記録内容を消去しておくこと。
(ドキュメントの管理)
第22条 企画課長及び各所属長は、ドキュメントを常に最新の状態に維持し、所定の場所に保管し、適正に管理しなければならない。
2 ドキュメントは、企画課長の承認を得なければ、外部に持ち出し、又は提供等をしてはならない。
(補則)
第23条 この訓令に定めるもののほか、必要な事項は、町長が別に定める。
附則
(施行期日)
1 この訓令は、平成18年1月1日から施行する。
(経過措置)
2 この訓令の施行の日の前日までに、合併前の種市町電子計算機処理に係る個人情報の保護及び運用に関する規程(平成7年種市町訓令第4号)又は電子計算機処理に係る個人情報の保護管理規程(平成7年大野村訓令第2号)の規定によりなされた決定、手続その他の行為は、それぞれこの訓令の相当規定によりなされたものとみなす。
附則(平成19年3月30日訓令第4号)
この訓令は、平成19年4月1日から施行する。
附則(令和4年1月21日訓令第2号)
この訓令は、令和5年1月1日から施行する。
附則(令和5年3月31日訓令第10号)
この訓令は、令和5年4月1日から施行する。
