(趣旨)

第1条　洋野町教育委員会における行政文書の管理に関しては、洋野町教育委員会行政文書の管理に関する規則(平成18年洋野町教育委員会規則第8号。以下「行政文書管理規則」という。)その他別に定めるもののほか、この訓令の定めるところによる。

(定義)

第2条　この訓令において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。

(行政文書の作成及び保存)

第3条　所掌事務の処理に当たっては、事務処理の内容等を正確かつ簡明に記録した行政文書を作成するとともに、検索しやすいように整理し、必要な期間保存しなければならない。

(行政文書の作成方法)

第4条　行政文書を作成する場合は、常用漢字表(昭和56年内閣告示第1号)、現代仮名遣い(昭和61年内閣告示第1号)、送り仮名の付け方(昭和48年内閣告示第2号)及び外来語の表記(平成3年内閣告示第2号)により平易簡明な口語体にしなければならない。

(公文の作成)

第5条　洋野町教育委員会公文例式規程(平成18年洋野町教育委員会訓令第3号。以下「公文例式規程」という。)第1条に掲げる公文の作成については、前条に定めるもののほか、公文例式規程に定めるところによらなければならない。

(文書管理者)

第6条　行政文書管理規則第3条第2項に定める文書管理者は、次に掲げる事務を処理するものとする。

(文書取扱主任)

第7条　行政文書管理規則第3条第3項に定める文書取扱主任は、課長補佐又は課の庶務を担当する係長(係長を置かない課等にあっては、係長と同等の職にある者又は課長等が指名した者)をもって充てる。

(事務局等における郵便物等の受領及び配布)

第8条　事務局等に送達された郵便物及び電報並びに託送等によって送達された行政文書(以下「郵便物等」という。教育機関に直接送達されたものを除く。)は、総務学校課において受領し、次に定めるところにより配布しなければならない。

(行政文書等の収受及び配布)

第9条　事務局等の文書取扱主任は、前条の規定により総務学校課から配布を受けた郵便物等及び物品並びに課等において直接受領した郵便物等を次に定めるところにより収受し、及び配布しなければならない。

(郵便料金の未納又は不足の郵便物の処理)

第10条　郵便料金の未納又は不足の郵便物が送達された場合において、公務に関し特に必要と認められるときに限り、その未納又は不足の郵便料金を納付して受領することができる。

(返付)

第11条　課等の文書取扱主任は、第9条又は前条の規定により総務学校課から配布を受けた郵便物等が当該課等の所管に属さないものであると認められるときは、配布先についての意見を付して総務学校課に返付しなければならない。

(電話又は口頭の処理)

第12条　電話又は口頭で受けた事項は、電話(口頭)受付票(様式第4号)を用いて処理することができる。

(文書取扱主任から配布を受けた行政文書の取扱い)

第13条　課等の担当係長等は、文書取扱主任から行政文書の配布を受けたときは、自ら処理するもののほか、処理意見を付して当該事務の担当職員に配布しなければならない。

(例規となる行政文書等の処理)

第14条　文書取扱主任は、国の機関及び県等からの通達等で例規となる行政文書は、必要に応じて行政文書の上部余白に「例規」と朱書して処理の上、必要のあるものは、その写しを関係課等に配布しなければならない。

(起案の要領)

第15条　起案は、次に掲げる事項に留意して行わなければならない。

(起案の方法)

第16条　起案は、次条及び第18条に規定する場合を除き、原則として回議用紙(様式第5号。条例等立案以外の接続紙にあっては様式第6号、条例等立案の接続紙にあっては様式第7号)を用い、内容、理由及び経緯等の所要事項を記載の上、必要のあるものは、文案の前に起案の理由を記載し、文案の後に準拠法令の条文、参考書類及び予算関係等必要な事項を摘記し、又は添付しなければならない。

(例文処理)

第17条　同一の文案で処理することができるものについては、これを最初の回議案で「例文」として決裁を受け、前条の取扱いをすることができる。

(付せん用紙処理)

第18条　軽易な照会又は連絡に関するもの及び行政文書の不備、違式、差出人の申出等によって返付するものは、付せん用紙(様式第8号)を用いて処理することができる。

(特殊取扱いの表示)

第19条　回議案で施行上特殊取扱いを要するものは、次に定めるところによらなければならない。

(決裁)

第20条　回議案は、洋野町教育委員会専決代決規程(平成18年洋野町教育委員会訓令第1号。以下「専決代決規程」という。)の定めるところにより決裁を受けなければならない。

第21条　回議案で急を要するもの又は秘密を要するもの若しくは重要なものは、その内容について十分に説明のできる者が持ち回りして決裁を受けなければならない。

(回議案の合議)

第22条　回議案で他課等に関係のあるものは、決裁前にその関係課に合議しなければならない。ただし、あらかじめ、関係課等と協議し、又は行政文書の写しを送付して意見を求めて、意見の調整ができた場合は、この限りでない。

(総務学校課長への合議)

第23条　回議案で次に掲げるものについては、主管課長等の決裁後に、総務学校課長に合議しなければならない。

(決裁後の処理)

第24条　決裁を完了した回議案(以下「原議」という。)には、直ちに、決裁の年月日を明らかにしておかなければならない。

(行政文書の記号、番号等)

第25条　次の各号に掲げる行政文書には、当該各号に定める記号、番号等を記載しなければならない。ただし、法令に記号、番号等について特に指定されているもの、辞令、表彰状、契約書、書簡文等及び慣例により記号、番号等を必要としないものは、この限りでない。

(行政文書の日付)

第26条　行政文書の日付は、施行の日とする。ただし、特に期日に指定のあるものについては、この限りでない。

(行政文書の施行者名)

第27条　行政文書は、法令に特別の定めがあるもののほか、教育長名を用いなければならない。ただし、軽易なものについては、教育委員会名、課長等名又は課等名を用いることができる。

(公印の使用)

第28条　行政文書には、公印を押印しなければならない。ただし、軽易なものについては、この限りでない。

(事務担当課等名等の表示)

第29条　一般文書の下部余白には、当該行政文書に係る事務担当課等名、電話番号、必要に応じて担当職員の氏名等を記載しなければならない。ただし、別に定めるものについては、この限りでない。

(行政文書の再発行)

第30条　施行した行政文書について、紛失、汚損等のため同一のものを再発行する必要があるとき、又は誤字等のため訂正等をした上で再発行する必要があるときは、原議の余白にその旨を記載して課長等の承認を受けなければならない。

(浄書)

第31条　行政文書の審査、浄書及び校合は、各課等において行うものとし、審査を行った文書取扱主任、浄書を行った者及び校合を行った者は、原議の所定欄に認印を押印しなければならない。

(行政文書の発送)

第32条　行政文書は、決裁後、直ちに発送しなければならない。

(行政文書の送信)

第33条　一般文書のうち軽易なものについては、別に定めるところによりファクシミリその他の通信機器により送信することができる。

(行政文書の分類及び管理)

第34条　行政文書の分類は、第1ガイド、第2ガイド及び第3ガイドの3段階方式とし、第3ガイドの次に、個別フォルダーを設定するものとする。

(行政文書の整理)

第35条　作成し、又は取得した行政文書は、個別フォルダーに収納しなければならない。

(個人文書の管理)

第36条　職員が、検討資料を作成するために収集した関係資料、起案等に際しての下書き、業務の参考に供するために保有しているコピー等の個人文書は、行政文書と明確に区分して保管しなければならない。

(行政文書の保管期間)

第37条　施行を必要とする原議で施行が終了したもの等の当該行政文書に係る定例の手続が終わった行政文書(以下「完結文書」という。)は、当該完結の日の属する年度の翌年度の初日から起算して1年間保管するものとする。

(行政文書の移替え)

第38条　文書取扱主任は、毎年度末に当該年度に属する行政文書の移替えを所属職員に行わせなければならない。

(ファイル管理簿の作成)

第39条　文書取扱主任は、行政文書の適正な整理及び保管を行うため、毎年度末日までに当該課等において行政文書のファイル項目を設定し、ファイル管理簿を作成しなければならない。

(保存年限)

第40条　保存年限を分けて、次の5種類とし、保存年限の各区分の基準は次条に定めるところによる。

(保存年限の各区分の基準)

第41条　前条の行政文書の保存年限は、法令その他別に定めのあるものを除くほか、おおむね次のとおりとする。

(完結文書の引継ぎ等)

第42条　文書管理者は、保管期間を経過した完結文書で引き続き保存を要するものを、総務学校課長に引き継がなければならない。

(保存文書の管理)

第43条　前条第1項の規定により引継ぎを受けた完結文書は、書庫、倉庫等(以下「書庫等」という。)に保存しなければならない。

(電磁的記録の保存方法)

第44条　行政文書管理規則第7条第2項の規定に基づき、記録媒体の変換を行った場合は、次に掲げる手続を行わなければならない。

(職員の保存文書の貸出し等)

第45条　職員は、保存文書の貸出しを受けようとするときは、保存文書貸出票(様式第12号)に所要事項を記載の上、総務学校課の文書取扱主任(以下「保存文書管理者」という。)に提出し、その承認を受けなければならない。

(保存期間が終了した行政文書の引継ぎ及び廃棄)

第46条　書庫等に保存している完結文書で、保管又は保存を必要としないものを廃棄する場合は、文書管理者の承認を得なければならない。

(保存期間の特例)

第47条　台帳等で常時更新されるものについては、更新の都度、保存期間が見直されたものとみなす。

(行政文書の廃棄方法)

第48条　総務学校課長は、廃棄する行政文書のうち、個人情報の保護等の観点から他に漏れて支障のあるもの又は印影を悪用されるおそれのあるものについては、消除、裁断、焼却等の処理をしなければならない。

(行政文書の保存期間終了前の廃棄)

第49条　行政文書管理規則第6条第4項ただし書の規定に基づき設定した保存期間の終了前に行政文書を廃棄することができる場合は、個人情報等で所掌事務の遂行に必要な限度で保有すべきものについてその保有期間が当初想定したより短縮された場合又は保有目的が失われた等の客観的な理由がある場合でなければならない。

(補則)

第50条　この訓令に定めるもののほか、行政文書の管理に関し必要な事項は、総務学校課長が定める。