○洋野町長が保有する行政文書の管理に関する規則
平成18年1月1日
規則第17号
(目的)
第1条 この規則は、町長が保有する行政文書の管理に関し必要な事項を定めることにより、当該行政文書の適正な管理を図ることを目的とする。
(1) 本庁等 洋野町行政組織規則(平成18年洋野町規則第4号)第2章第1節に規定する種市庁舎及び大野庁舎並びに洋野町会計管理者の補助組織設置規則(平成18年洋野町規則第8号)第1条に規定する会計課をいう。
(2) 出先機関 洋野町行政組織規則第2章第2節に規定する出先機関をいう。
(3) 課等 本庁等の課及び出先機関をいう。
(4) 課長等 課等の長をいう。
(5) 行政文書 本庁等及び出先機関の職員が職務上作成し、又は取得した文書、図画及び電磁的記録(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。以下同じ。)であって、当該本庁等及び出先機関の職員が組織的に用いるものとして、当該本庁等及び出先機関が保有しているものをいう。ただし、洋野町立図書館その他の機関において、歴史的若しくは文化的な資料又は学術研究用の資料として、特別の管理がされているものを除く。
(平19規則8・一部改正)
(行政文書の管理体制)
第3条 総務課長は、行政文書の管理に関する事務を統括する。
2 課等に、行政文書に関する事務の適正な管理及び運営を図るため、文書管理者を置き、課長等をもって充てる。
3 課等に、文書管理者を補佐し、又は行政文書の整理、保管等に関する事務を処理するため、別に定めるところにより、文書取扱主任を置く。
(行政文書の作成及び保存)
第4条 本庁等及び出先機関の事務処理に当たっては、処理内容等を正確かつ簡明に記録した行政文書を作成するとともに、必要な期間保存しなければならない。
2 迅速な処理を要するもの、事務処理の内容が軽微なものその他やむを得ない理由があるものについては、前項の規定にかかわらず、行政文書によらずに事務処理を行うことができる。この場合においては、事後において、速やかに行政文書を作成するものとする。
(行政文書の分類)
第5条 文書管理者は、作成し、又は取得した行政文書を系統的に分類し、検索を容易に行うことができるようにするとともに、当該分類に従って整理、保管及び保存が的確に行われるようにしなければならない。
(行政文書の保存期間)
第6条 文書管理者は、作成し、又は取得した行政文書について、洋野町行政文書管理規程(平成18年洋野町訓令第8号)第41条に規定する保存年限の区分ごとに、該当する行政文書の類型に基づき、保存期間を設定しなければならない。
2 行政文書の保存期間は、原則としてファイル(同様の取扱いを要する関連する行政文書のまとまりをいう。以下同じ。)ごとに、設定するものとする。
3 第1項の保存期間は、ファイルを作成した日の属する年度の翌年度の初日から起算するものとする。ただし、行政文書の性質等に応じて、暦年を単位とすること又は特定の日を期限とすることを妨げない。
4 設定した保存期間の終了前に行政文書を廃棄してはならない。ただし、当該行政文書を保有する目的が失われた場合、その他正当な理由がある場合において、総務課長の承認を得たときは、この限りでない。
5 行政文書の開示について、法令等の規定に基づく請求が行われている場合又は係争中の場合においては、保存期間を経過したときであっても、その取扱いが確定するまでの間、当該行政文書を保存するものとする。
(行政文書の保管方法)
第7条 文書管理者は、行政文書をそれ以外のものと区分して、組織的な管理が適切に行うことができる場所において、保管するものとする。
2 保管されている行政文書について、その正確性及び可視性を維持するために必要がある場合には、当該行政文書が記録されている媒体を他の媒体に変換することができる。この場合において、当該他の媒体に変換する前の媒体に記録されている行政文書は、前条第4項の規定にかかわらず、別に定めるところにより、廃棄することができる。
(保存期間が終了した行政文書の取扱い)
第8条 文書管理者は、保存期間が終了したファイルについて、別に定めるところにより、廃棄又は保存期間の延長の措置を講じなければならない。
(保存期間の延長)
第9条 前条の規定により保存期間を延長する場合は、その保存の必要性を勘案した有期の延長とし、当該延長後にあっては、その保存の継続の必要性を適宜見直さなければならない。
2 保存期間の延長後において、当該行政文書を保有する目的が失われた場合には、保存期間の終了前であっても、総務課長の承認を得たときは、廃棄することができる。
(行政文書の管理台帳)
第10条 文書管理者は、行政文書の管理を的確に行い、その所在を明確にするとともに、開示請求の際の行政文書の検索を容易にするため、行政文書の分類、保存期間等を記載した管理台帳を作成しなければならない。
2 管理台帳には、設定した保存期間が1年以上のファイルについて、記載するものとする。
3 管理台帳は、町長が指定する場所において、一般の閲覧に供するものとする。
4 管理台帳は、個人情報の保護等の観点から必要がある場合には、記載を簡略化することができる。
5 前各項に定めるもののほか、管理台帳に関し必要な事項は、別に定める。
(電磁的記録の管理)
第11条 電磁的記録のうち、行政文書に該当するものの保存等については、この規則に定めるもののほか、別に定める。
(補則)
第12条 この規則に定めるもののほか、行政文書の管理に関し必要な事項は、別に定める。
附則
この規則は、平成18年1月1日から施行する。
附則(平成19年3月30日規則第8号)
この規則は、平成19年4月1日から施行する。